Protokolle, jeder kennt sie. Sie haben eine wichtige Funktion. Hauptsächlich im beruflichen Bereich aber auch Privat, sei es im Verein oder einfach nur um etwas festzuhalten. Überall da werden Protokolle geführt und eingesetzt.
Aufgaben eines Protokolls
Aus dem Projektmanagement sind Protokolle nicht mehr wegzudenken. Dort spielen sie eine wichtige Rolle in dem darin die wesentlichen Aufgaben und Tätigkeiten sowie Zuständigkeiten und Termine festgehalten werden. Kurz: Wer ist für was und bis wann für die Umsetzung verantworlich. Genau hier hilft die Protokoll Vorlage für Excel.
Vorteile eines Protokolls
Die Vorteile liegen auf der Hand: Klare und für alle ersichtliche Aufgabenzuteilung. Klare und eindeutige Termine. Einfache Verfolgbarkeit der einzelnen Punkte.
So werden nicht nur im Projektmanagement in regelmässig stattfindenden Meetings die Punkte des Protokolls besprochen und mit neuen Informationen ergänzt, sondern auch im Verein und bei vielen anderen Versammlungen.
Was bietet die Vorlage
Im oberen Bereich auf der ersten Seite befindet sich der Protokollkopf. Hier wird das Thema, das Datum des Meetings, das Datum des Protokolls sowie die Meeting Teilnehmer und der Verteiler erfasst.
Darunter gibt es vier Spalten: In Spalte 1 wird der Status eingegeben. Ich habe hier mal „A für Aufgabe“, „E für erledigt“ und „P für pendent“ eingetragen. Alternativ kann hier auch einfach jeder Aufgabe eine Nummer oder ein beliebiger Code zugewiesen werden.
In Spalte 2 wird die Tätigkeit/Aufgabe oder Bezeichnung eingegeben. Wer dafür zuständig ist, wird in Spalte 3 eingetragen. In Spalte 4 kommt schliesslich der Termin, also bis wann sollte das Ganze erledigt sein.
Zusätzliche Zeilen werden einfach durch betätigen der Tab-Taste hinzugefügt.
Fazit: Einige werden sich fragen, warum ein Protokoll in Excel führen? Ist Word dafür nicht besser geeignet? Das ist sicherlich Ansichtssache. Mir persönlich gefällt an der Excel-Protokollführung die übersichtliche Struktur. Einfach mal testen, die Protokollführung in Excel.
Wirklich praktisch, vielen Dank!
Bitte.
Super Vorlage, danke, kann ich gut gebrauchen.