Du möchtest eine Quittung ausstellen, hast aber gerade keine Quittungs-Vorlage oder keinen Quittungsblock* zur Hand? Dann ist diese Quittungs-Vorlage für Excel genau das richtige für dich. Mit dieser Quittungsvorlage kannst du nicht nur eine Quittung ausstellen, sondern du kannst auch deine Quittungen in Excel verwalten.
Besonders wenn du viele Quittungen ausstellst, dann ist die Quittungserstellung und Quittungsverwaltung mit dieser Excel Vorlage sehr komfortabel durchzuführen.
Das Wichtigste im Überblick
Vorlage einer Quittung als Excel-Datei, Word-Datei oder PDF-Datei mit allen wichtigen Angaben
Komfortable Quittungserstellung und -verwaltung in Tabellenform
Anpassbar auf persönliche Bedürfnisse (Farben, Schrift)
Es gibt wohl kaum noch jemanden, der nicht schon mal als Verkäufer oder Käufer tätig war und einen gebrauchten Gegenstand verkauft oder gekauft hat. Genau für diese Fälle werden Quittungen und somit auch Vorlagen dafür benötigt. Eine Quittung dient sowohl dem Käufer als auch dem Verkäufer als Beleg.
Nach §368 BGB kannst du mit einer Quittung den Empfang oder auch das Erbringen einer Lieferung oder Leistung bestätigen.
Quittungen können bis zu einem Betrag von 150,- Euro ausgestellt werden. Übersteigt die Summe diesen Wert, ist eine ordnungsgemäße Rechnung erforderlich. Eine Rechnungsvorlage und weitere Infos zur Rechnung kannst du in diesem Beitrag lesen: Rechnungsvorlage für Excel
Was muss auf eine Quittung
Für das Ausstellen einer Quittung gibt es bestimmte Vorgaben, an welche du dich unbedingt halten solltest. Folgende Angaben sind sehr wichtig und sollten nicht fehlen:
Der Name und die Anschrift vom Empfänger bzw. von der Empfängerin
Menge und Angabe zur Ware oder Dienstleistung (Buchungsvermerk)
Die Angabe der Mehrwertsteuer/Umsatzsteuer (bei Umsatzsteuerpflicht)
Den Quittungsbetrag, in Zahlen und ausgeschrieben in Worten (Nettopreis oder Bruttopreis)
Den Erhalt als Vermerk z.B. “Betrag dankend erhalten”
Das Datum und der Ort
Die Unterschrift des Empfängers
Die richtige Angabe der Mehrwertsteuer bzw. der Umsatzsteuer ist besonders wichtig. Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, dann musst du diese aufführen und kannst dann den Vorsteuerabzug geltend machen. Wenn du es nicht bist, dann bitte keine Umsatzsteuer angeben. Diese musst du sonst ans Finanzamt abführen.
Quittungen müssen auch in der Buchführung berücksichtigt werden, weshalb die Quittungsnummer oder Belegnummer sehr hilfreich ist. Die Nummer gehört allerdings nicht zu den Pflichtangaben einer Quittung.
Es empfiehlt sich immer einen Buchungsvermerk bzw. eine kurze Beschreibung zu erfassen. Gerade bei höheren Beträgen. So kannst du später einfacher nachvollziehen, wofür dieser Beleg ausgestellt wurde.
Ein Quittungsvordruck sollte also die oben aufgeführten Angaben beinhalten. So ist sichergestellt, dass du keine der wichtigen Angaben vergisst. Diese Quittungs-Vorlage für Excel beinhaltet all diese Punkte.
Als Aussteller der Quittung bekommst du die Kopie und kannst diese als Dokument in deiner Buchhaltung ablegen. Das Original bekommt dein Kunde.
Quittung Muster zum Ausdrucken
Mit diesem Muster kannst du leere Quittungen ausdrucken und als Quittungsvorlage verwenden. Diese füllst du dann von Hand aus. Zusätzlich gibt es den Quittung Vordruck auch als PDF und als Word zum Download. Das ist aber noch nicht alles. Der Mehrwert dieser Excel-Vorlage und damit der feine Unterschied zu vielen anderen Vorlagen ist die Quittungsverwaltung.
Die praktische Verwaltungsmöglichkeit erklärt auch, warum diese Vorlage in Excel erstellt wurde und nicht in Word. Im Gegensatz zu Word ist es mit Excel möglich, die Adressen und Quittungseinträge übersichtlich in einer Tabelle aufzulisten. Gerade wenn du viele Quittungen ausstellst, ist damit die Übersicht gewährleistet.
Die Funktion der Quittungsverwaltung wird im Folgenden näher beschrieben.
Quittungsvorlage mit Quittungsverwaltung
Neben einer einfachen, leeren Quittungsvorlage bietet diese Excel-Vorlage auch die Funktion der Quittungsverwaltung an. Damit ist es möglich, die ausgestellten Quittungen einfach und sehr übersichtlich in einer Tabelle zu verwalten.
Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn du regelmäßig Quittungen ausstellst und nachverfolgen möchtest, wie viele Belege z.B. im letzten Monat oder im letzten Jahr für was und an wen ausgestellt wurden.
Bild 1: Tabelle der Quittungsverwaltung
Funktion der Quittungsverwaltung
Für alle die regelmäßig Quittungen ausstellen, kann die Quittungsverwaltung sehr hilfreich sein. Klicke dazu einfach auf das Tabellenblatt «Übersicht Quittungen» Hier gibst du alle notwendigen Daten in die Tabelle ein. Eine Zeile entspricht dabei dem Inhalt der später auf die Quittung übernommen wird.
Die Mehrwertsteuer kann je nach Bedarf eingegeben werden. Für Deutschland sind das aktuell 19%, für die Schweiz 8% und für Österreich 20%. Auf die Angabe der ermäßigten Steuersätze verzichte ich hier. Diese können natürlich auch eingegeben werden.
Für die Währung stehen EUR, CHF und USD zur Auswahl bereit (über Pull-Down-Menü). Die erste Tabellenspalte hat 2 Funktionen:
Dient zur Durchnummerierung der Quittung 1 bis x
Durch Angabe dieser Zahl wird ausgewählt, welche Quittung erstellt werden soll
Quittungs-Vorlage in Excel ausfüllen und anschließend ausdrucken
Das Ausfüllen der Quittung im Tabellenblatt «Quittung drucken» erfolgt automatisch durch Datenübernahme aus der Tabelle des Tabellenblatts «Übersicht Quittungen». Gib einfach in Zelle «C5» die entsprechende Zahl ein und schon werden die Daten aus der Tabellen-Zeile übernommen.
Bild 2: Auswahl der zu druckenden Quittung
Es werden immer 2 Quittungen mit dem gleichen Inhalt erstellt. Eine für den Gläubiger und eine für den Schuldner. Nun noch ausdrucken und unterschreiben. Fertig ist deine Quittung und abgelegt ist sie auch schon.
Quittungs-Vorlage für Word
Möchtest du die Quittung lieber mit Microsoft-Word ausfüllen, dann geht auch das. Eine Quittungs-Vorlage für Word steht unten bei den Downloads kostenlos für dich bereit.
Entgegen der Excel-Version ist die Quittung für Word sehr einfach gehalten. Du kannst alle Einträge machen, musst aber die MwSt. selbst berechnen. Das übernimmt die Word-Vorlage nicht automatisch. Auch die Verwaltung von mehreren Quittungen ist in Word nicht möglich. Wenn du aber nur hin und wieder eine Quittungs-Vorlage brauchst, dann ist vermutlich die Word-Vorlage für dich besser geeignet. Einfach die Daten über Word eintragen und ausdrucken. Fertig ist deine Quittung mit Word.
Fazit zur Quittungs-Vorlage für Excel und Word
Diese Quittungs-Vorlage für Excel bietet neben einem leeren Muster zum Ausdrucken auch die Möglichkeit der Quittungsverwaltung. Du kannst alle Angaben übersichtlich in einer Tabelle eintragen und daraus dann die Quittung erstellen.
Diese Vorlage ist für alle hilfreich, die häufig Quittungen ausstellen und den Überblick behalten möchten. Welche Quittung wurde wann für was und für wen ausgestellt. Mit dieser Excel-Vorlage hast du immer die Übersicht über deine ausgestellten Quittungen.
Die Vorlage gibt es auch als Quittungs-Vorlage für Word und als PDF Version zum Download.
Wie ist deine Meinung über die Vorlage? Was ist gut? Was kann verbessert werden? Schreibe bitte unten einen Kommentar und hilf so, die Vorlage zu verbessern…
Sehr gut
tolle Idee, schön umgesetzt