Auf dieser Seite können Sie unsere Eigenbeleg Vorlage kostenlos downloaden.
Diese steht Ihnen als Excel-, Word- und PDF-Muster frei zur Verfügung.
Fehlt Ihnen als Unternehmer für einen Geschäftsvorfall ein Originalbeleg sprich die Quittung, können Sie als Ersatz Ihren eigenen Beleg erstellen und somit Steuern sparen. Unsere kostenlose Mustervorlage hilft Ihnen beim Ausstellen solcher Belege.
Eigenbeleg Vorlage kostenlos downloaden
Unsere Vorlage steht Ihnen kostenlos für Excel und Word zum Download bereit.
Vorlage für Excel
Bei der Eigenbeleg Vorlage für Excel handelt es sich um einen Beleg im xls Format. Das Excel Muster können Sie nach dem Download mit Ihren Daten ausfüllen und anschließend Ausdrucken.
Unser kostenloser Beleg für Excel ist eine gute Vorlage, da Sie sehr übersichtlich aufgebaut und einfach ausfüllbar ist.
Vorlage für Word
Die Eigenbeleg Vorlage für Word enthält ebenfalls alle wichtigen Pflichtangaben, die auch bei einer originalen Quittung aufgeführt werden. Das Dokument lässt sich intuitiv bearbeiten und kann individuell angepasst werden.
Das Word-Formular gibt es im doc Format und kann nach dem herunterladen ausgefüllt und ausgedruckt werden.
Vorlage für das Formular zur Reisekostenabrechnung
Auf einer Dienstreise fallen oft geschäftliche Aufwendungen (Parkgebühren, Trinkgeld, Hotelrechnung, etc.) an, für die entweder kein Quittungsbeleg ausgestellt wird oder diese unterwegs schnell verloren gehen.
Aus diesem Grund haben wir eine Eigenbeleg Vorlage zum Reisekostenformular 2023 vorbereitet, welche Sie für fehlende Quittungen im Rahmen Ihrer Reisekostenabrechnung einsetzen können.
Der Vordruck enthält notwendige Angaben für gängige Reisekosten auf der Geschäftsreise. Das Formular steht nicht als PDF Muster, sondern als Word Vorlage zum Download bereit.
Achtung! Für Bewirtungskosten eine Bewirtungsbeleg Vorlage nutzen
Als Bewirtungsnachweis reicht dem Finanzamt ein normaler Ersatzbeleg für die Bewirtung nicht mehr aus. Bewirtungsaufwendungen für ein Geschäftsessen müssen mit einem umfangreicheren Beleg detailliert nachgewiesen werden.
Hierfür haben wir Ihnen eine kostenlose Bewirtungsbeleg Vorlage samt allen wichtigen Informationen zur Verfügung gestellt. Die Vorlage beinhaltet unter anderem auch die Anzahl der bewirteten Personen, die Anzahl der Speisen und Getränke, die Umsatzsteueridentifikationsnummer des Lokals und vieles mehr.
[toc]Die Eigenbeleg Vorlage als Nachweis für betriebliche Ausgaben
Erstellen Sie durch unsere kostenlose Vorlage Ihre eigenen Belege als Nachweis für Betriebsaufwendungen.
Der Ersatzbeleg für Ausgaben geschäftlicher Art ohne Quittung.
Hierzu einige Beispiele:
- Quittung verloren (Bsp: Taxiquittung)
- Hotelrechnung/Unterkunft
- Parken (Parkgebühren)
- Telefonkosten (Münztelefon)
- Werbungskosten
- Trinkgeld für ein Geschäftsessen im Restaurant (Achtung: Bewirtungsbeleg erstellen)
- Im Rahmen einer Spesenabrechnung (z.B Tankbeleg verloren, Kilometergeld als Spesen)
- In der Reisekostenabrechnung als Nachweis für nicht belegbare Reisekosten.
- Aufwendungen für Arbeitsmittel ohne Belege als Ersatzbeleg, wenn keine Rechnung ausgestellt wurde. (Beispielsweise bei einem Wareneinkauf von Privat bei ebay, Flohmarkt & Co.)
- Für Fahrtkosten auf einer Dienstreise (z.B. als Ersatz für Tankbeleg)
- Für die Nebenkostenabrechnung bei der Miete von Geschäftsräumen (maximal erlaubte Ausstellungshöhe von 150 Euro berücksichtigen)
Eigenbeleg Muster PDF als fertiges Beispiel nutzen
Wer einen eigenen Beleg erstellen möchte, kann nachfolgend unser Muster downloaden.
Es steht Ihnen eine bereits fertig ausgefüllte PDF kostenlos zur Verfügung. Dieses Muster können Sie als Beispiel nutzen.
Ebenso können Sie einen leeres Muster zum ausfüllen downloaden. Dieses Formular ist ausschließlich handschriftlich ausfüllbar. Anders als die Vorlagen für Excel und Word können Sie die PDF nicht am PC bearbeiten sondern nur drucken.
Definition
Ein eigens erstellter Beleg beleg ist ein Nachweis, welcher von einem Unternehmer selbst ausgestellt wird und als Ersatz für eine verlorene Quittung dient. Er wird deshalb auch häufig als Ersatzbeleg bezeichnet. Es gibt somit keinen Unterschied zwischen Eigenbeleg und Ersatzbeleg.
Das bedeutet, dass ein eigener Beleg einen Notbeleg darstellt, welcher nur in Ausnahmefällen im Rahmen eines Geschäftsvorfalls erstellt werden sollte.
Wie sollte ein eigener Beleg aussehen!
Die Frage über das Aussehen, möchten wir Ihnen Anhand des folgenden Musterbeispiels beantworten.
Es handelt sich dabei um ein Muster, welches bereits vollständig mit allen Pflichtangaben erstellt ist.
So schaut der Aufbau eines Ersatzbeleges aus:
| Belegnummer | 001 |
| Gesamtbetrag | 80 € |
| Nettobetrag | 64,80 € |
| Steuersatz | 19% |
| Steuerbetrag | 15,20 € |
| Zahlungsempfänger | Esso-Tankstelle | Musterweg 1, 12345 Musterstadt |
| Datum der Zahlung | 15.04.2023 |
| Vorgang | 60 Liter Benzin (Super bleifrei) tanken für Firmenfahrzeug (Kennzeichen: HB 15) auf Geschäftsreise. KM-Stand: 20.530 |
| Grund für den Eigenbeleg | Tankquittung ist verloren gegangen |
| Datum, Ort & Unterschrift | 16.04.2023, Musterstadt | Ihre Unterschrift |
Die Druckvorlage zum Ersatzbeleg können Sie oben als XLS Template für Excel downloaden.
Zusammenfassung: Was muss enthalten sein?
Damit Sie stets wissen, was auf einem eigenen Beleg drauf stehen muss, um den Anforderungen des Finanzamtes zu entsprechen, schauen wir uns im Folgenden die notwendigen Pflichtangaben sowie deren jeweilige Bedeutung genauer an.
Inhalt und Bestandteile:
- Belegnummer: Die Belegnummer ist keine Pflichtangabe, sorgt aber für mehr Übersicht und eine organisiertere Buchhaltung.
- Gesamtausgaben: Geben Sie die gesamte Höhe der Betriebsausgaben inklusive Mwst an. Achten Sie jedoch auf die für Ersatzbelege zulässige Obergrenze von 150 Euro.
- Zahlungsempfänger: Geben Sie den Namen sowie die vollständige Adresse des Zahlungsempfängers an. Der Empfänger ist derjenige, an welchen Sie die Zahlung getätigt haben. Sie wiederum sind Leistender. Ein Beleg ohne Adresse des Empfängers ist für die Finanzbehörden weder vollständig nachvollziehbar noch recht glaubwürdig.
- Zahlungsdatum: Das exakte Datum der Transaktion.
- Art der Aufwendung/Anlass: Für welchen Anlass wurde die Ausgabe erbracht? (Je genauer, desto besser)
- Beleggrund: Der Grund warum Sie den Ersatzbeleg erstellen und keinen echten Beleg vorlegen können. Haben Sie den Quittungsbeleg verloren? Wurde Ihnen keine Rechnung ausgestellt?
- Unterschrift: Wer muss unterschreiben? Den Beleg können entweder Sie als Chef oder ein dazu bevollmächtigter Mitarbeiter Ihres Unternehmens unterschreiben. Ein eigens ausgestellter Beleg ohne Unterschrift ist nicht zulässig und wird vom Finanzamt abgelehnt.
- Ausstellungsdatum und Ort: Notieren Sich auch das Datum sowie den Ort, an dem Sie den Beleg eigens erstellt haben. Unsere Vorlage hält auch hierfür ein entsprechendes Feld zum ausfüllen parat.
Eigenbeleg erstellen – als Ersatz für fehlende Quittungen
Im Folgenden zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt auf, wie Sie Ihren eigenen Beleg erstellen und als Ersatz für fehlende Quittungen ausstellen.
Bevor es jedoch an die Erstellung geht, gilt es zu klären, wie und ab wann ein solcher Beleg überhaupt ausgestellt werden darf und welche Kriterien erfüllt sein müssen, damit dieser im Rahmen von Buchhaltung, Steuererklärung und Finanzamt auch anerkannt wird.
Den eigenen Beleg erstellen – so gehts!
Wer einen Eigenbeleg erstellen will, hat dazu im Grunde 4 Möglichkeiten.
- Unsere Eigenbeleg Vorlage ausdrucken & ausfüllen
- Selber schreiben per Hand schreiben
- Beleg per Generator online erstellen
- Buchhaltungssoftware oder Rechnungsprogramm für die Erstellung des Beleges nutzen
Vorlage nutzen
Die einfachste und zuverlässigste Möglichkeit für die Erstellung, stellen vorgefertigte Vorlagen und Muster dar.
Unsere Vorlage lässt sich nach dem Download rasch ausfüllen und enthält bereits alle wichtigen Angaben, so dass Sie nichts mehr übersehen können.
Ihr Steuerberater sollte über einen entsprechenden Block besitzen. Dieser kann Ihnen somit ebenfalls passende Vorlagen zur Verfügung stellen.
Selber schreiben
Wer als Unternehmer einen Beleg selber schreiben möchte, benötigt dazu lediglich Stift und Papier.
Es gibt dazu keine vorgeschriebene Form. Wichtig ist dabei nur die Vollständigkeit und Lesbarkeit der Inhalte.
Alternativ dazu können Sie auch unsere kostenlose Vorlage ausdrucken und für den Bedarfsfall griffbereit legen.
Online erstellen
Ebenso einfach wie mit Vorlagen lässt sich der eigene Beleg online erstellen.
Bei dieser Variante können Sie den Beleg bereits online ausfüllen und anschließend direkt drucken. Sie sparen sich damit den Arbeitsschritt des Downloads, sind jedoch immer auf eine Internetverbindung angewiesen.
Eigenen Beleg mit Buchhaltungssoftware oder Rechnungsprogramm erstellen
Eine moderne Buchhaltungssoftware oder Rechnungsprogramm stellt eine ausfüllbare Vorlage bereit.
Folgendes Video zeigt, wie Sie mit einem Rechnungsprogramm einen Solchen erstellen können.
Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren
Die Art und Weise, wie Sie Ihren Zahlungsnachweis ausstellen ist im Grunde egal. Viel wichtiger ist die Glaubwürdigkeit sowie der Inhalt.
Ab wann ist ein selbst erstellter Beleg zulässig?
Ein Eigenbeleg kann grundsätzlich immer dann erstellt werden, wenn Sie die originale Quittung verloren haben, es sich bei dem Geschäftsvorfall um nachvollziehbare Betriebsausgaben handelt und der Betrag nicht höher als 150 Euro ist.
Folgende Anforderungen sollten sie beachten, damit Ihr Notbeleg vom Finanzamt Anerkennung findet und genehmigt wird.
| Art der Aufwendung | Eigens erstellte Belege finden von den Finanzbehörden nur Anerkennung, wenn die zu belegende Aufwendung für einen Geschäftsvorgang erbracht wurde. Bei einem Privatkauf, Privatübernachtungen oder Ähnlichem wird ein Ersatzbeleg nicht akzeptiert. |
| Häufigkeit | Stellen Sie diese Belege nicht zu oft aus. Diese sollen nur die Ausnahme sein. |
| Maximale Höchstgrenze | Eigene Belege sind nur im Rahmen der Kleinbetragsregelung (§ 33 der UStDV) zulässig, welche hierbei als gesetzliche Grundlage dient. (Höchstbetrag: 150 Euro) |
| Vollständig & Nachvollziehbar | Füllen Sie Ihre Zahlungsnachweise exakt mit allen Pflichtangaben und nachvollziehbar aus. |
Unterm Strich können Sie mit der Einhaltung der genannten Punkte Ihre Chancen erhöhen, damit Ihr Ersatzbeleg vom Finanzamt akzeptiert wird. Letztendlich liegt es jedoch immer in der Hand des zuständigen Finanzamt-Angestellten, ob dieser verbucht wird oder nicht.
Wie hoch dürfen die Ausgaben bei Eigenbelegen sein?
Die Frage wie hoch die maximale Ausgabenhöhe bei eigens erstellten Belegen sein darf, lässt sich anhand der in Deutschland geltenden Kleinbetragsregelung festmachen. Diese besagt, dass ordentliche Rechnungen erst ab einer Höhe von 150 Euro vorgeschrieben sind. Für alles was darunter liegt, reicht eine Quittung.
Das bedeutet, dass Eigenbelege bis zu einer maximalen Höhe von 150 Euro als Ersatz für Quittungen zulässig sind. Vorausgesetzt die jeweiligen Betriebsausgaben sind für das Finanzamt von der Höhe her nachvollziehbar.
Mögliche Gründe für das Ausstellen von selbst erstellten Belegen
Wer sich bei der Formulierung des Beleggrundes nicht sicher ist, kann sich an folgender Liste orientieren.
Darin sind die gängigsten Gründe für die Erstellung von eigenen Belegen zusammengetragen.
- Quittung verloren
- Originaler Quittungsbeleg wurde nicht ausgestellt
- Beleg wurde versehentlich vernichtet
- Rechnung wurde gestohlen
- Quittung ist nicht mehr lesbar
- Privatentnahme oder Privateinlage bei Barzahlung auf das Kassenbuch (§ 4 Abs.1 S.1 EStG)
Buchhaltung & Steuererklärung
Im Steuerrecht und Rechnungswesen gilt das Prinzip “Keine Buchung ohne Beleg”. Hat man also für geschäftliche Aufwendungen keinen Originalbeleg zur Verfügung, sollte dieser stets durch einen korrekt ausgestellten Ersatzbeleg ersetzt werden, damit Steuerabzüge geltend gemacht werden können und die Buchhaltung vollständig bleibt.
Ein eigener Beleg wird in der Buchführung auch als Buchungsbeleg bezeichnet, da mit Ihm ebenfalls eine Buchung bzw. Transaktion belegt werden kann. Gemäss Art. 962 des Obligationenrechts müssen somit auch selbst erstellte Belege 10 Jahre aufbewahrt werden. Wer eine Buchhaltungssoftware nutzt, kann die Belege einfach im Verzeichnis abgespeichert lassen.
Auch Kleinunternehmer können Steuern sparen
Wer selbstständig ein Kleingewerbe betreibt gilt als Kleinunternehmer und kann auch mit Hilfe von Eigenbelegen die Umsatzsteuer von Betriebsausgaben nicht direkt absetzen.
Das Erstellen eines solchen Beleges lohnt sich aber dennoch im Sinne der Differenzbesteuerung, da Sie diese Ausgaben in der jährlichen Einkommenssteuererklärung den Einnahmen gegenrechnen können (Einnahmenüberschussrechnung) und der zu versteuernde Betrag am Ende des Jahres somit geringer ausfällt. Mit dem Ersatzbeleg können Kleinunternehmer also indirekt die Steuer ziehen und zudem auch Ihre Buchführung komplettieren.
Kein Vorsteuerabzug möglich
Wer als Ersatz für eine nicht vorhandene Rechnung einen eigenen Beleg ausstellt, kann für diese Buchung keine Vorsteuer abziehen. Dies resultiert daraus, dass für einen Vorsteuerabzug eine Rechnung mit offen ausgewiesener Umsatzsteuer vorliegen muss. Bei einem Ersatzbeleg liegt nach UStG § 14 keine ordentliche Rechnung vor.
Sind die Mustervorlagen rechtssicher?
Da es keine rechtlichen Vorschriften oder einen formalen Rahmen gibt, haben wir sämtliche Eigenbeleg Muster und Vorlagen als auch den Bewirtungsbeleg nach den Anforderungen der Finanzbehörden erstellt.
Somit ist sichergestellt, dass alle nötigen Pflichtangaben vorgegeben sind, was Grundvoraussetzung ist, damit dieser vom Finanzamt anerkannt werden kann.
Dennoch können wir keine Rechtssicherheit gewähren, da wir unsere Eigenbeleg Vorlage vollständig kostenlos anbieten und diese nicht nach amtlichen Vordruck erstellt wurde.
Warum wir die Eigenbeleg Vorlage kostenlos anbieten
Da es nicht mehr möglich ist ein Geschäft rein mit kostenlosen Mustervorlagen zu betreiben, wird unsere Webseite durch passende Werbeeinbindungen unterstützt.
Unsere Vorlagen sowie Tipps und Vorlagen zum erstellen und ausfüllen von Eigenbelegen stehen Ihnen dadurch weiterhin kostenlos bereit.
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