Arbeitszeitaufzeichnungen: Vorschriften in Österreich

Als Arbeitgeber sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren. Wenn Sie sich dabei nicht an die entsprechenden Vorschriften halten, drohen empfindliche Strafen.

Die Pflicht zur Dokumentation der Arbeitszeiten ergibt sich aus dem Arbeitszeitgesetz (AZG), insbesondere aus § 26. Diese Verpflichtung besteht nicht nur für mittlere und Großbetriebe, sondern auch für Kleinstbetriebe ab 1 Mitarbeiter. Dies gilt auch für Teilzeit- und geringfügig Beschäftigte. Ausgenommen davon sind lediglich leitende Angestellte und freie Mitarbeiter, die nicht dem AZG unterliegen.

Einhaltung und Korrektheit der Einhaltung überprüft das Arbeitsinspektorat. Auf deren Verlangen müssen Sie den Prüfern Einsicht in diese Unterlagen gewähren, ebenso in die Unterlagen über die Entlohnung der geleisteten Arbeitszeiten. Die Arbeitszeitaufzeichnungen werden auch bei den GPLA-Prüfungen (gemeinsame Prüfung lohnabhängiger Abgaben) herangezogen.

Das müssen Sie bei der Arbeitszeitaufzeichnung beachten

Bei der Aufzeichnung der Arbeitszeiten müssen Sie einige Dinge beachten:

• Form:

Eine feste Form ist nicht vorgeschrieben Die Aufzeichnung kann elektronisch oder händisch erfolgen. Als Arbeitgeber können Sie jedoch beim zuständigen Arbeitsinspektorat oder der Wirtschaftskammer entsprechende Formulare anfordern. Diese geben Ihnen zumindest Inhalt und Struktur bereits vor.

• Inhalt:

Erfasst werden müssen die Ist-Arbeitszeiten nach Kalendertagen einschließlich Beginn und Ende der Ruhezeiten. Wochenpläne, Dienstpläne oder Lohnkontoblätter sind dabei nicht ausreichend.

• Ausnahmen:

Die Uhrzeitangaben für die Ruhezeiten können entfallen, wenn es betrieblich vorgegebene Ruhezeiten gibt oder wenn der Arbeitnehmer seine Ruhezeit innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums selbst festlegen kann. Bei Außendienstmitarbeitern genügt eine pauschalisierte Saldenaufzeichnung der Arbeitszeiten.

• Zeitpunkt:

Die Aufzeichnungen müssen täglich erfolgen. Eine wöchentliche oder monatliche Zusammenstellung ist nicht erlaubt.

• Verantwortung:

Die Verantwortung für die Korrektheit der Aufzeichnungen liegt beim Arbeitgeber. Von der gängigen Praxis, die Aufzeichnungen an den Mitarbeiter zu übertragen, ist deshalb dringend abzuraten.

• Spezielle Bestimmungen:

Für Kinder und Jugendliche bis zum 18. Lebensjahr, für Hausgehilfen und Hausangestellte sowie für bestimmte Gewerbe (zum Beispiel Bäckerei) gelten gesonderte Arbeitszeitbestimmungen. Diese sind entsprechend einzuhalten und zu dokumentieren.

Bei Nichteinhaltung oder Fehlern drohen hohe Sanktionen

Werden bei einer Prüfung mangelhafte oder gar fehlerhafte Aufzeichnungen festgestellt, drohen empfindliche Geldstrafen sowie sonstige Sanktionen:

• Pro Arbeitnehmer (!) können Verwaltungsstrafen von 72 € bis zu 1.815 € verhängt werden.
• Im Wiederholungsfall werden sogar mindestens 145 € fällig.
• Die Sozialbeiträge müssen samt Verzugszinsen (8,88 ppA) nachgezahlt werden. Dabei werden die Arbeitszeiten geschätzt.
• Für nicht oder fehlerhaft dokumentierte Überstunden, Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeitszeiten gelten nicht mehr die meist kürzeren kollektivvertraglichen Verfallsfristen. Hier greift dann die allgemeine dreijährige Verfallsfrist.

All dies kann letztlich recht teuer werden und stört unnötig die eigentlich wichtigen Abläufe im Betrieb.

Steuerberater hilft bei Fragen zur Arbeitszeitaufzeichnung

Wenn Sie kein Einzelunternehmen führen, sondern mindestens einen Mitarbeiter beschäftigt haben, sollten Sie das Thema Arbeitszeitnachweis mit Ihrem Steuerberater besprechen.

Wir stehen Ihnen hierzu gerne mit Rat und Tat zur Seite. Vereinbaren Sie einfach telefonisch oder per E-Mail einen Beratungstermin. Das erste Beratungsgespräch ist sogar kostenlos.

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