Immer wieder stellen wir fest, dass bei der Gründung von Unternehmen und der Aufnahme der selbständigen Tätigkeit dieselben Fehler gemacht werden.
Mit diesem Blogeintrag möchten wir dir die 7 häufigsten Fehlerquellen bei Steuern für Selbstständige aufzeigen und einen Leitfaden geben, woran du bei der Gründung denken solltest.
Für Dich zum Überblick
1. Die falsche Rechtsform
Die gewählte Rechtsform hat Konsequenzen für alle weiteren Vorgänge des Unternehmers bzw. des Unternehmens, sei es die Buchhaltung, die Gewinnermittlung oder die anfallenden Steuerarten.
Dabei unterscheiden sich grob die folgenden Rechtsformen:
- Einzelunternehmer mit der Unterform Gewerbetreibender oder Freiberufler
- Personengesellschaft
- Kapitalgesellschaft
Ein typischer Fehler bei Steuern für Selbstständige liegt hier bereits bei der Zuordnung vor. Generell ist jeder, der sich selbständig macht erst einmal „Einzelunternehmer“.
Wenn du aber einen sogenannten „Katalogberuf“ nach dem Einkommensteuergesetz selbständig ausübst (dazu gehören z. B. Architekten, Ärzte, Ingenieure, Journalisten, Rechtsanwälte, Notare, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, u.v.m.) bist du nicht mehr „Einzelunternehmer“ sondern „Freiberufler“ und musst kein Gewerbe anmelden.
Zählt deine Tätigkeit nicht zu den „Freiberuflern“, musst du ein Gewerbe anmelden und zusätzlich zur Einkommensteuererklärung auch eine Gewerbesteuererklärung einreichen.
Wenn sich mindestens zwei Personen zu einem gemeinsamen wirtschaftlichen Vorhaben zusammenschließen, entsteht automatisch eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), die einfachste Form einer Personengesellschaft.
Personen- und Kapitalgesellschaften sind immer gewerbesteuerpflichtig – es sei denn, die GbR besteht aus zwei oder mehreren Freiberuflern, dann bleibt die Gewerbesteuerfreiheit bestehen.
Es gibt also zahlreiche Besonderheiten zu beachten.
Übrigens zahlen Kapitalgesellschaften statt Einkommensteuer die Körperschaftsteuer.
2. Die falsche Gewerbeanmeldung
Jeder Einzelunternehmer oder der Geschäftsführer einer Personen- oder Kapitalgesellschaft muss sich beim zuständigen Gewerbeamt anmelden.
Jeder Gewerbetreibende unterliegt der unverzüglichen Anzeigepflicht nach § 14 Gewerbeordnung (GewO). Dies ist in der Stadt vorzunehmen, in der die selbständige Tätigkeit ausgeübt wird und/oder sich die Büroräume befinden.
Bei einem Umzug muss das Gewerbe entsprechend umgemeldet werden. In der Regel muss die Anmeldung persönlich erfolgen, manche Gewerbeämter erlauben aber auch die Anmeldung, Ummeldung oder Abmeldung per Post. Informier Dich auf jeweiligen Homepage.
3. Fehler im steuerlichen Erfassungsbogen
Nach erfolgter Gewerbeanmeldung bekommst du vom Finanzamt den steuerlichen Erfassungsbogen zugeschickt. Damit beantragst du deine Steuernummer.
Zuständig ist das Finanzamt, in dessen Bezirk die Büroräume fallen. Wenn du von zuhause aus arbeitest, demnach dein Wohnsitzfinanzamt.
Als Freiberufler musst du selbst tätig werden und dem Finanzamt mitteilen, dass du dich selbständig machst, damit du eine Steuernummer bekommst.
Viele Gründer vergessen die Anmeldung beim Finanzamt.
Hierfür verwendest du den steuerlichen Erfassungsbogen, den du im Internet downloaden kannst. Hier werden alle Angaben des Unternehmens/ der Tätigkeit eingetragen sowie eine Schätzung des zukünftigen Umsatzes und des Gewinns für das laufende und das kommende Jahr.
Auf diesen Zahlen basiert die Veranlagung deines Finanzamtes für alle zukünftigen quartalsweisen Einkommensteuervorauszahlungen (bei GmbHs Körperschaftsteuervorauszahlungen) und ggf. Gewerbesteuervorauszahlungen.
Deswegen sollten hier nicht zu hohe Beträge eingetragen werden, denn damit wird die Liquidität geschmälert. Auch werden hier alle wichtigen Angaben zur Umsatzbesteuerung vorgenommen.
Fehler im Erfassungsbogen können korrigiert werden, aber besser ist es, diesen vor Einreichung beim Finanzamt mit einem Steuerberater durchzusprechen.
4. Fehler bei der Umsatzsteuer
Das Thema Umsatzsteuer ist so umfassend, dass man dazu einen eigenen Blogbeitrag schreiben könnte.
Deswegen versuchen wir hier nur die wichtigsten Fehler aufzuzeigen.
Ein typischer Fehler ist die Vermischung von Steuerarten. Die Umsatzsteuer besteuert den Leistungsaustausch, der immer erfolgt.
Ein weiterer Fehler ist, dass du denkst, deine geplanten Umsätze sind nicht steuerpflichtig. Generell sind alle innerdeutschen Umsätze steuerpflichtig, aber es kann Befreiungen geben (z.B. für Art des Umsatzes).
Nach der Leistungsart bestimmt sich auch der Umsatzsteuersatz, in Deutschland entweder 7% oder 19%. Fehlerhafte Angaben im steuerlichen Erfassungsbogen können nach einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt teuer werden.
Auch das Thema Kleinunternehmerregelung ist ein Thema der Umsatzsteuer (und nicht der Einkommensteuer). Ein Kreuz im Erfassungsbogen an dieser Stelle bedeutet, dass deine Umsätze zwar umsatzsteuerpflichtig sein können, aber aufgrund der Höhe die Erleichterung „Kleinunternehmerregelung“ in Anspruch genommen wird.
Demnach dürfen deine Umsätze im ersten Jahr nicht brutto 17.500€ übersteigen (Achtung: Anteilig zu berechnen bei unterjähriger Gründung) und im zweiten Jahr 50.000€.
Dann musst du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen und auch keine Umsatzsteuervoranmeldungen (für Gründer meistens monatlich) und Umsatzsteuerjahreserklärungen abgeben.
Die Fehlerquellen für falsche Einschätzungen, falsch ausgestellte Rechnungen und falsche Umsatzsteuervoranmeldungen sind hoch.
5. Fehler bei der Einkommensteuer
Wichtig ist, dass du als Gründer verstehst, dass du jetzt selber für die Zahlung deiner Einkommensteuer verantwortlich bist.
Typischer Fehler ist, dass du denkst du musst keine Einkommensteuer mehr zahlen. Wenn du vorher angestellt warst, hat dein Arbeitgeber deine Einkommensteuer immer berechnet und monatlich an das Finanzamt überwiesen (da heißt es nur Lohnsteuer).
Als Selbständiger wird deine neue Einkommensteuerzahlung quartalsweise vom Finanzamt erhoben und auf Grundlage des steuerlichen Erfassungsbogens berechnet.
Die Vorauszahlungen können auch nachträglich nach oben oder unten anpasset werden. Typisch ist auch, dass du als Gründer denkst, dass du keine Einkommensteuer zahlen musst, weil du Kleinunternehmer bist.
Aber wie unter 4. gesagt, hat die Einkommensteuer nichts mit der Kleinunternehmerregelung bzw. Umsatzsteuer zu tun.
6. Typische Fehler bei der Buchhaltung
Ein typischer Fehler ist, dass du deinen Aufzeichnungspflichten nicht nachkommst oder diese falsch sind.
Die Buchhaltung ist die Basis für die Gewinnermittlung und darauf aufbauend für die Steuerberechnung nach Jahresende.
Generell solltest du jeden Beleg aufbewahren, denn es gilt: Keine Buchung ohne Beleg!
Ein Einzelunternehmer/ Freiberufler ist – wenn er weniger als 600.000€ Umsatz und 60.000€ Gewinn macht – nicht zur Buchhaltung verpflichtet, aber auch er muss geeignete Aufzeichnungen führen.
Am besten legst du alle betrieblichen Unterlagen chronologisch ab, zuerst den Kontoauszug und dahinter die jeweiligen Ausgangsrechnungen (=Einnahmen) und Eingangsrechnungen (=Ausgaben).
Aus der Buchhaltung / Aufzeichnungen ergeben sich am Monatsende auch die Zahlen, die in die Umsatzsteuervoranmeldung einzutragen sind. Eine falsche Umsatzsteuervoranmeldung kann korrigiert werden, aber das sieht das Finanzamt nicht gern.
7. Fehler bei der Gewinnermittlung
Generell kannst du deinen Gewinn durch zwei verschiedene Methoden ermitteln.
- Durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung (auch kurz EÜR genannt)
- oder durch Betriebsmittelvergleich (Bilanzierung).
Normalerweise erstellt jeder Einzelunternehmer/ Freiberufler eine EÜR, da sie schneller und einfacher ist.
Dabei werden alle Einnahmen minus die Ausgaben gerechnet und was übrig bleibt ist der Gewinn. Dieser ist die Basis für die Steuererklärungen.
Ein typischer Fehler ist, dass du eine EÜR erstellst, obwohl du zur Bilanzierung verpflichtet bist. Dazu bist du verpflichtet, wenn dein Umsatz als Einzelunternehmern größer als 600.000€ und dein Gewinn größer als 60.000€ ist oder wenn dein Unternehmen eine Personen- oder Kapitalgesellschaft ist.
Man kann auch freiwillig zur Bilanzierung wechseln, aber dies sollte immer mit jemandem Fachkundigem besprochen werden.
Wie du siehst bieten die Themen viele Stolpersteine bei Steuern für Selbstständige, von denen du einige vermeiden kannst, wenn du die Weichen am Anfang richtig stellst.
Wichtig ist, dass du dich mit den Themen beschäftigst.
Julia Rölfs, WP/ STB, Geschäftsführerin RBC Rölfs Business Consulting GmbH