Da müht man sich ab alles genau zu beschreiben, versucht keine Rechtschreibfehler zu machen und ist am Ende der geschäftlichen E-Mail angelangt, bevor spätestens hier die Frage auftritt: "Was schreibe ich denn jetzt als Grußformel?"
{{include_include-magazin}}Nicht selten lesen wir Dinge wie: MfG oder LG. Da sind wir ja schon froh, wenn es bei diesen Abkürzungen bleibt und uns nicht ein HDL (für: "hab dich lieb") den Gnadestoß in Richtung Verwirrung gibt. Kurz gesagt: Abkürzungen sollte man tunlichst vermeiden. Warum das so ist und wieso die richtig gewählte Grußformel, ebenso wie die korrekte Anrede, durchaus von entscheidender Wichtigkeit sind, erklären wir Ihnen im folgenden Beitrag.
Das Problem
Zwar ist die E-Mail aus dem privaten und geschäftlichen Bereich heutzutage nicht mehr wegzudenken, doch sie hat im Laufe der Zeit durchaus dazu beigetragen, dass menschliche Miteinander abstumpfen zu lassen. Erinnern Sie sich noch an die Zeiten, in denen man Briefe mit der Hand schrieb? Der Aufwand, einen handschriftlichen Text in lesbarer Form mit allen notwendigen Informationen zu verfassen und anschließend auch noch zur Post zu bringen, ist einfach viel höher, als der eine E-Mail zu tippen. Und je mehr Aufwand uns etwas abverlangt, desto mehr Liebe zum Detail stecken wir auch hinein. Wenn die Information in einem Brief erst einmal übermittelt wurde, konnten Sie eben schlecht noch einen Nachtrag hinterher senden, wie es dank der E-Mail heute in Sekundenschnelle geht.
Die Folge: Weil uns E-Mails im wahrsten Sinne des Wortes so leicht von der Hand gehen, vergessen wir dabei oft, das Persönliche in der Formulierung und eben auch in der Grußformel am Ende mit hineinzunehmen. Mit einem guten Bekannten reden Sie anders als mit jemandem, den Sie gerade das erste Mal vorgestellt bekommen. Und so reden Sie in einem persönlichen Gespräch auch anders mit einem vertrauten Geschäftspartner, als beispielsweise mit einem potentiellen Neukunden.
Wenn sich nun jedoch Anrede, Wortwahl im Text und Grußformel bei allen Adressaten kaum unterscheiden, kann das schnell zu Verwirrung bei dem jeweiligen Gegenüber führen. Einen guten Geschäftspartner würden Sie bei einem persönlichen Treffen auch nicht mit einem einfachen "Hallo" begrüßen und mit einem einzigen Wort wie: "Ciao" oder "Tschüss" verabschieden, oder?! Demnach sollten Sie auch in der E-Mail versuchen, die richtige persönliche Ebene zu finden.
Fehlende Mimik und Gestik ersetzen
Bedenken Sie immer, dass der Leser einer E-Mail Ihre Mimik und Gestik nicht sieht. Am Telefon gibt wenigstens Ihre Stimmlage noch Aufschluss darüber, wie Sie etwas meinen könnten. Um an dieser Stelle einen "virtuellen" persönlichen Touch hineinzubringen, nutzen heute sogar im geschäftlichen Bereich viele Menschen WhatsApp und Co. und damit auch die verfügbaren Smileys und Emoticons. In vielen Fällen ist und bleibt die E-Mail aber nach wie vor die bessere Wahl. Dennoch gilt: Versuchen Sie auch ohne Emoticons einen positiven Eindruck zu hinterlassen, statt dem Gegenüber das Gefühl zu geben, Sie hätten schlecht geschlafen.
Die Sache mit der E-Mail Signatur
So eine E-Mail Signatur ist sicherlich ganz praktisch, um dem Adressaten eine Art geschäftliche Visitenkarte mitzuschicken. Die Grußformel darin pauschal festzuhalten ist allerdings nicht die beste Idee. Außer Sie nutzen für jede Gruppe von Adressaten eine individuelle Signatur. Doch auf Dauer wird auch dabei der persönliche Bezug nicht zum Tragen kommen. Besser: Passen Sie die Grußformel auf Ihren Empfänger an. Dazu geben wir Ihnen folgend eine Reihe von Tipps.
Die Basis-Grußformeln mit denen man nichts falsch macht
Sollten Sie keine allzu vertraute persönliche Ebene zum jeweiligen Gegenüber pflegen, machen Sie mit einem "Freundliche Grüße" alles richtig. Auch ein "Viele Grüße" bietet sich an. Für ein "Liebe Grüße" sollte schon ein gewisses Maß an Vertrauen bestehen. Verwirrend bei der vielleicht dritten E-Mail mit jemanden, dem man nie gesehen hat, ein "Liebe Grüße" zu lesen.
Die Grußformel erweitern Tipp 1:Der Wohnort des Empfängers
Erweitern Sie eine der Basis-Grußformeln zum Beispiel um den Standort des Empfängers. Die Grußformel kann somit zum Beispiel lauten: Herzliche Grüße nach Nürnberg. Indem Sie den Wohnort des Empfängers in den Mittelpunkt setzen, erweisen Sie dem Adressaten damit eine gewisse Wertschätzung.
Die Grußformel erweitern Tipp 1:Spezielle Anlässe nutzen
Schreiben Sie die E-Mail an einem Montag-Vormittag wünschen Sie dem Empfänger mit einem: "Eine erfolgreiche Woche und herzliche Grüße nach Nürnberg" schöne Tage. Freut sich die Republik gerade im Kollektiv über strahlenden Sonnenschein, dürfen Sie dem Empfänger auch gerne "sonnige Grüße nach (Wohnort)" übermitteln und gerne auch noch "eine erfolgreiche Woche" wünschen. Sie verstehend das Prinzip.
Keine Abkürzungen
Die Abkürzungen gehören eher in die Welt der SMS und WhatsApp-Nachrichten. Wenn Sie in einer E-Mail nicht einmal die Zeit aufbringen können, die Grußformel auszuformulieren, wird Ihr Gegenüber nicht unbedingt höchste Wertschätzung empfinden. Abkürzungen geben dem Empfänger stattdessen das Gefühl, dass Sie mit Ihren Gedanken bereits bei der nächsten E-Mail sind.
Ein "PS" als "Cliffhanger"!
In handschriftlichen Briefen wurde und wird das "PS" für "Postscriptum" genutzt, um noch eine Information nachzuschieben, die man beim Schreiben des Textes vergessen hat. Da man in einer E-Mail einfach einen Satz erweitern kann ohne etwas durchstreichen zu müssen und ohnehin Platz genug vorhanden ist, wird das "PS" hier eher für Ankündigungen oder einen zweiten Handlungsstrang genutzt. Damit schaffen Sie noch nach der Grußformel neues Interesse an einer weiteren Kommunikation mit Ihnen.
Wenn Sie die oben aufgeführten Tipps beherzigen, wird Ihre Beziehung zu den Geschäftspartnern, Kunden und Mitarbeitern davon profitieren. Und je mehr aus einer bloßen Verbindung eine tatsächliche Beziehung wird, desto fester wird die Bindung. Und wer wünscht sich nicht langfristig gute Geschäftsbeziehungen?
PS: Wer gute E-Mails schreibt und auch gute E-Mails erhält, der spart sich den ein oder anderen Ausdruck. Der Postweg wird damit (fast) überflüssig. Eine gute Sache für die Umwelt: Jedes Jahr verdruckt ein deutscher Arbeitnehmer im Schnitt einen halben Baum im Büro. Auch wenn das komplett papierlose Büro zu diesem Zeitpunkt noch nicht umsetzbar zu sein scheint, ist der Fokus auf digitale Kommunikationswege durchaus eine Chance.
Und je weniger Sie drucken, desto seltener müssen Sie auch Ihre Druckerpatronen wechseln. Sollten diese dennoch mal leer sein, bitte nicht einfach entsorgen! Verkaufen Sie Ihre recyclingfähigen Druckerpatronen und Tonerkartuschen stattdessen an GeldFuerMuell. Das schützt die Umwelt und füttert Ihren Geldbeutel.