Tägliche Vorbereitung auf eine zukünftige Betriebsprüfung (Due Diligence)

Jeder Unternehmensverkauf geht irgendwann in die finale Phase und dann möchten die Käufer das zum Verkauf stehende Unternehmen auf Herz und Nieren prüfen. Dies geschieht häufig im Rahmen einer Betriebsprüfung, wobei im Fachjargon diese Prüfung als Due Diligence bezeichnet wird. Der Begriff stammt aus dem Englischen und bedeutet so viel wie „Eine Betriebsprüfung mit der gebotenen Sorgfalt“. Häufig sind Inhaber total überwältigt über die Anzahl der Informations- und Dokumentenanfragen der Kaufinteressenten. Dies liegt auch daran, dass für Inhaber die Beantwortung mit großem zeitlichen Aufwand verbunden ist, da sie viele dieser Informationen erst noch zusammenstellen müssen oder viele diese Sachverhalte noch gar nicht niedergeschrieben haben. Dem können Sie relativ einfach vorbeugen, indem Sie sich bereits heute ein klares und umfassendes Bild über die Standardfragen einer jeden Due Diligence Prüfung machen und eine ordentliche, nachvollziehbare und digitale Ablage für die Standardabfragen etablieren. So können sie auch leicht erkennen, welche Abfragen Sie dann zukünftig aus dem Stehgreif und effizient beantworten können und welche Punkte erst eine Aufbereitung (durch sie oder Ihren Steuerberater) erfordern. Vielleicht ist das ein Anstoß, die fehlenden Dokumente nun in Angriff zu nehmen und Klarheit über diese Sachverhalte zu schaffen und somit eine höhere Transparenz über Ihr Unternehmen herzustellen.

Die Verhandlungsführung definiert die Art und den Aufwand der Betriebsprüfung (Due Diligence)

Die genaue Durchführung der Betriebsprüfung ist stark abhängig von der Art der Verhandlungsführung. Hierbei unterscheidet man grob in drei Formen:

• Auktions-Verfahren: Hierbei werden mehrere Käufer diskret kontaktiert und mit umfangreichen Informationen versorgt. Nach Prüfung der Unterlagen und einigen Gesprächen und Informationsabklärungen, werden die Interessenten aufgefordert ein erstes indikatives Angebot abzugeben. Anschließend wird der Interessentenkreis durch Selektion auf die potentialträchtigsten Interessenten minimiert. Diese erhalten weitergehende Informationen und Zugang zum Datenraum (ggfls. digital), in welchem häufig auch bereits ein erster Kaufvertragsentwurf bereitgestellt wird. Beim Auktionsverfahren muss der Verkaufsprozess sehr stringent und vom Käufer detailliert und strukturiert vorbereitet werden. Da mehrere Käuferinteressenten an der Auktion teilnehmen, kann die Due Diligence nicht individuell auf die Informationsbedürfnisse der jeweiligen Interessenten abgestimmt werden. Meistens gibt der Verkäufer den Umfang sowie den Detaillierungsgrad der Due Diligence vor und bereitet den Datenraum auch entsprechend allgemein und umfangreich vor. Bei größeren Transaktionen gibt der Verkäufer häufig sogar vor dem Verkauf eine Vendor (Verkäufer) Due Diligence in Auftrag, damit allen Interessenten bereits unabhängige Prüfungs- und Auswertungsergebnisse vorliegen. Für kleinere Transaktionen wird dieser kostenintensive Aufwand allerdings häufig vermieden.

• Trade-Sale: Bei diesem Verhandlungsverfahren werden erste diskrete Gespräche mit ausgewählten Kaufinteressenten geführt. Allerdings wird häufig nach der Verhandlung eine umfangreiche Kaufabsichtserklärung von einem Kaufinteressenten festgelegt. Mit diesem wird häufig vor dem Beginn der Betriebsprüfung ein abgestimmter und individueller Prüfungsrahmen für die Due Diligence vereinbart. Somit kann in diesem Verfahren der Käufer deutlich mehr Einfluss auf die Struktur und den Umfang der Due Diligence Prüfung nehmen. Des Weiteren sind sich die Käufer dieser exklusiven Stellung bewusst und versuchen teilweise die zeitliche sowie die inhaltliche Führung des Prozesses zu übernehmen. Dem kann man juristisch durch begrenzte Exklusivitätsfristen oder einer eventuellen Break-up-Fee (Schadensersatzzahlung beim nicht zu Stande kommen einer Transaktion) einen Riegel vorschieben. Die beste Alternative um auch bei einem Trade die Kontrolle zu behalten, ist allerdings pro-aktiv eine Datenraumstruktur zu erstellen und diese dem Käufer zugänglich zu machen. Dafür müssen aber die Dokumente und Informationen vom Verkäufer bereits frühzeitig zusammengestellt und aktualisiert werden. Hierbei kann die tägliche Vorbereitung nicht unerheblich helfen, da somit der Arbeitsaufwand der restlichen Bereitstellung den Inhaber nicht zu stark zeitlich in Anspruch nimmt. Viele Inhaber sollten hierbei verstehen, dass keiner seiner Mitarbeiter in die Betriebsprüfung mit eingeweiht ist und somit alle Unterlagen und Informationen von ihm selber, dem Partner oder seinem Steuerberater organisiert werden müssen.

• Management-Buy-Out (MBO): Diese Verhandlungsart ist selten zu Beginn die Bevorzugte und meistens eher finanziell nachteilhaft für den Verkäufer. Obwohl das eigene Management die Firma bestens kennt, so verfügen die internen Manager selten über das notwendige Eigenkapital, um die Kaufpreisvorstellungen vieler Inhaber umzusetzen. Dennoch gibt es diese Konstellationen im Mittelstand, vor allem wenn sich die geforderten Preisvorstellungen des Inhabers am Markt mit Dritten nicht umsetzen lassen. Bei einem MBO ist die Betriebsprüfung mit Abstand am Einfachsten. Schließlich kennt das Management die Firma selber schon sehr detailliert und muss somit inhaltlich weniger Fragen stellen über die Steuererklärung, die stillen Reserven, die Verträge und die versteckten Risiken. Dementsprechend ist die Betriebsprüfung in diesen Konstellationen eher Pro-Forma und dient häufig der Prüfung älterer Risiken, Altlasten, steuerlichen- und Finanzierungsabklärungen. Darüber hinaus muss das Management häufig umfangreiches Fremdkapital aufnehmen und die finanzierenden Banken verlangen immer das eine ordentliche Due Diligence durchgeführt wird.

Die Standardabfragen einer Due Diligence

Diese sind natürlich vor allem vom jeweiligen Geschäftsmodell und der individuellen Situation des Unternehmens abhängig. Die Prüfung einer Software-Firma stellt natürlich andere Anforderungen als der Verkauf von einem Dienstleistungsunternehmen. Beim einen steht häufig die Technik und beim anderen die Mitarbeiter- oder Kundenverträge im Prüfungsvordergrund. Dennoch gibt es für jede Due Diligence Standardabfragen, welche jeder Inhaber am besten jederzeit ohne großen Aufwand aus der Schublade ziehen können sollte. Doch gerade diese Standardabfragen stellen Alleininhaber oder Inhaber von kleinen Unternehmen (weniger als 20 Mitarbeiter) immer wieder vor große zeitliche Herausforderungen, da die Informationen zum Teil erst beschafft, erstellt oder zusammengesucht werden müssen. Häufig liegen die Unterlagen nur ausgedruckt und nicht digital vor oder müssen vom Steuerberater bereitgestellt werden. Wir würden jedem Inhaber empfehlen diese Standardabfragen jederzeit griffbereit zu haben. Es verdeutlicht einfach die Professionalität der eigenen Firma und nimmt dem Verkaufsprozess nicht den notwendigen Schwung. Darüber stellen sie sicher, dass der Verkaufsprozess und eine zeitintensive Bereitstellung und Vorbereitung der Due Diligence Prüfung keinen negativen Einfluss auf das Tagesgeschäft (und somit den Verkaufspreis) entfaltet.

Fazit: Tägliche Vorbereitung auf die Betriebsprüfung (Due Diligence):

Eine Betriebsprüfung (Due Diligence) im Mittelstand wird in aller Regel erst im Rahmen eines Verkaufsprozesses durchgeführt und somit überwältigen die zahlreichen Anfragen viele Inhaber und sind durch den damit verbundenen Bereitstellungsaufwand negativ konnotiert. Wir möchten auch Inhaber nicht mit unnötigen und aufwendigen Vorbereitungen belästigen, allerdings bietet eine frühzeitige Auseinandersetzung mit den legitimen Informationsabsichten eines zukünftigen Käufers eine riesige Chance für Klarheit und eine vorbereitende Ablage. Denn in fast jedem Unternehmen sind diese Informationen vorhanden, allerdings häufig verstreut über den Server, physische Ordner und der gelebten Praxis. Wir können jedem Inhaber nur empfehlen alle diese Informationen bereits heute einfach und schnell auffindbar zu digitalisieren und nachvollziehbar abzulegen. Somit ersparen sie sich sehr viel Sucharbeiten und Aufwand, wenn das Ereignis Due Diligence und Unternehmensverkauf dann tatsächlich ansteht. Ganz nebenbei schaffen sie Klarheit und können diese auch im Rahmen eines Verkaufs als Demonstration Ihrer Professionalität gewinnbringend in die Verhandlungen einbringen.